É
um tema que tem grande importância nos organismos públicos tendo em conta que a
sua elaboração permite ter uma ideia concreta do que está planeado efectuar
durante determinado período de tempo, ou seja, os objectivos que se pretendem
atingir contribuindo desta forma para o desenvolvimento da actividade.
Normalmente
os planos e relatórios têm por base normas e isso é o que vou explicar nos
próximos pontos para uma melhor compreensão deste tema, portante, a base legal
será umas das formas de aborda-lo.
A
escolha do Instituto da Água recai devido ao facto deter uma organização sobre
os sistemas de informação para a elaboração dos seus planos e relatórios e com
isto posso relatar um exemplo explicito que temos na Administração Pública..
O
Instituto da Água, I. P., (INAG, I. P.), é um organismo central com jurisdição
sobre todo o território nacional, é um instituto público integrado na administração
indirecta do Estado, dotado de autonomia administrativa e património próprio.
O
INAG, I. P., prossegue as atribuições do Ministério do Ambiente, do Ordenamento
do Território e do Desenvolvimento Regional, sob superintendência e tutela do
respectivo Ministro.
O
INAG, I. P., como Autoridade Nacional da Água, tem por missão propor,
acompanhar e assegurar a execução da política nacional do domínio dos recursos
hídricos de forma a assegurar a sua gestão sustentável, bem como garantir a
efectiva aplicação da Lei da Água.
Em
termos legais o tema dos planos e relatórios estão presentes na:
· Constituição
da República, mais precisamente nos artigos 91º - "Os planos nacionais são
elaborados de harmonia com as respectivas leis das grandes opções, podendo
integrar programas específicos de âmbito territorial e natureza sectorial. As propostas de lei das
grandes opções são acompanhadas d relatórios que as fundamentem. A execução dos
planos nacionais é descentralizada, regional e sectorialmente". E no
artigo 258º - "As regiões administrativas elaboram planos regionais e
participam na elaboração dos planos nacionais".
· Lei
n.º 43/91 de 27 de Julho, que regula a organização e o funcionamento do sistema
de planeamento.
· Decreto-Lei
n.º 155/92 de 28 de Julho (RAFE), mais precisamente o artigo 5º - "Os
serviços e organismos deverão elaborar um plano anual de actividades, com uma
clara discriminação dos objectivos a atingir e dos recursos a utilizar, bem
como dos programas a realizar, o qual será aprovado pelo ministro competente e
servirá de base à proposta e orçamento a apresentar quando da preparação do
Orçamento de Estado, devendo ser corrigido em função deste, depois da aprovação
da Lei do Orçamento. Os serviços e organismos deverão ainda elaborar um
relatório anual sobre a gestão efectuada, com uma rigorosa discriminação dos
objectivos atingidos e dos recursos utilizados, bem como do grau de realização
dos programas, o qual será aprovado pelo ministro competente.
· Decreto-Lei
n.º 183/96 de 27 de Setembro - definições de planos e relatórios.
· Lei
64-A/2011 - Aprova as Grandes Opções do Plano para 2012-2015.
3. Definições e Âmbito
Plano de Actividades – A
metodologia e elaboração do plano de actividades estrutura-se da seguinte
forma:
1. Orientações
estratégicas
2. Objectivos
estratégicos operacionais
a) Projectos
b) Actividades
c) Mapa de Pessoal
d) Orçamento
E
podemos entender como plano de actividades a definição da estratégia,
hierarquizar opções, programa acções, afectar e mobilizar os recursos.
Basicamente o deverá ser discriminado com os objectivos a atingir e é aprovado
pelo ministro competente ao qual servirá de base à proposta de orçamento a
apresentar quando for a altura da elaboração do Orçamento de Estado.
Relatório – O
relatório será uma prova do cumprimento dos programas propostos no plano de
actividades bem como dos pontos que há a melhorar e podemos dizer que o
relatório relata o percurso efectuado, apontar os desvios, avaliar os resultados
e estruturar informação relevante para o futuro próximo, nomeadamente a gestão
efectuada, com a rigorosa discriminação dos objectivos atingidos e dos recursos
utilizados, bem como do grau de realização dos programas propostos, aprovado
sempre pelo ministro competente.
Os
sistemas de informação no Instituto da Água dividem-se em 3 sistemas:
ü Sistema
Nacional de Informação de Recursos Hídricos;
ü Inventário
Nacional de Sistemas de Abastecimento de Água e de Águas Residuais;
ü InterSIG
(gestor de informação)
No
primeiro caso temos acesso a todos os pontos hídricos no território nacional
continental. No segundo ponto, como o próprio nome indica, todo o inventário
dos sistemas de abastecimento de água e águas residuais. Por último, o InterSIG
serve de gestão para os pontos anteriores.
Para
os planos do INAG, existe um Departamento de Monitorização e Sistemas de
Informação do Domínio Hídrico que colabora na implementação da estratégia
nacional de monotorização de recursos hídricos, como indica no nome, e da sua
divulgação ao público através do Sistema Nacional de Informação de Recursos
Hídricos (http://snirh.pt/).
Relativamente
aos relatórios o INAG, através do SNIRH, introduziu motores de busca,
reforçando a acessibilidade para os cidadãos com necessidades especiais, além
da criação de um portal e de uma mediateca e adesão às redes sociais como
factor de promoção e comunicação.
Ficamos
com a percepção que o plano é um instrumento que visa a obtenção de resultados
e que devem ser pensados uma vez que traduz também a estratégia de uma
organização. Nos relatórios apenas iremos obter a confirmação da eficácia do
plano, ou seja, se todos os objectivos/programas foram cumpridos e a partir
desse ponto elaborar melhorias para que os próximos sejam melhores.
